Media-Training: Cómo hablar ante la prensa y no pasar un papelón

La tarea del periodista profesional y la del vocero o vocera son completamente distintas, y por ello es importante conocer y entender el rol de una y otra parte si vas a dedicarte a ser quien salga en los medios en nombre de una empresa.

Quienes son portavoces tienen la función de comunicar y representar a una organización, mientras que los periodistas, entre otros aspectos, buscan entender y comunicar información generando noticias que potencialmente puedan ser de interés para el público al que se dirigen.

Se le llama “Media-Training” a la formación en estas habilidades específicas, muy distintas de la oratoria, por las que se incorporan, mejoran y pulen los estilos propios para afrontar con mayor eficacia las situaciones de exposición en medios tradicionales y nuevos, como los basados en Internet; incluso en videos institucionales, vivos en redes sociales y transmisiones en directo de todo tipo, por citar algunos ejemplos. De hecho, he escrito un libro sobre esto, “Media-Training: manual práctico de voceros”.

7 tips para ejercitar el rol de voceros

• 1. Estar informado

Es imprescindible que estés al tanto de las noticias del día, y, claro está, sobre tu marca, producto o servicios; e incluso sobre rumores que la prensa maneje a la hora de enfrentarte a sus preguntas. Muchas veces esas preguntas basadas en especulaciones, o en informaciones pueden ponerte en una situación de tensión innecesaria o hacerte dudar de la seguridad de los argumentos con los que cuentas. Trabaja con los responsables de comunicación para alinear los mensajes.

• 2. Determinar los mensajes claves y definir escenarios

Justamente se les llama “mensajes claves” a las dos o tres frases cortas que tendrás preparadas para introducirlas dentro de las respuestas que brindes a la prensa. Son, básicamente, lo que a ti te interesa que el público recuerde luego de la entrevista. Pensar y diseñar estos ejes temáticos te traerá mayor claridad en el contenido a transmitir, además de responder sobre otros temas.

• 3. Evitar contradicciones

Contradecirte es una de las formas en las que los periodistas pueden intentar menoscabar tus argumentos o la forma en la que expones tus ideas, y volverse más incisivos al preguntar. Si no estás seguro de las ideas que vas a compartir con la prensa, no las menciones. Evita explicar dos ideas o situaciones contrarias a tu argumento principal. Una técnica es responder sólo lo que te preguntan en temas espinosos, y explayarte más en temas más amables.

• 4. Ordenar los argumentos

Parte de lograr claridad en la exposición de una idea o de una situación, es manejar la forma en la que vas a argumentar. Para poder crear argumentos sólidos primero asegúrate de que todos los que estén escuchando entenderán sin dudar lo que expreses en el inicio, el desarrollo y la conclusión.

Es fundamental que desarrolles el poder de síntesis: cuanto más largo tu argumento, hay más chances de ser interrumpido y que haya repreguntas o que te pierdas en tus ideas. Esto es especialmente importante en caso de crisis, donde hay que limitarse a decir la información muy precisa, clara y sencilla de entender.

• 5. Tener comunicación asertiva

La comunicación asertiva es una habilidad esencial a la hora de comunicarte con otros seres humanos. También lo será cuando representes a una organización. Una buena forma de usar comunicación asertiva durante una exposición ante la prensa es mostrarse abierto a las preguntas y moderando el lenguaje, tanto el verbal como no verbal, para mostrar esa predisposición. Evita palabras agresivas o confrontar con aquellos que hagan preguntas incómodas. Trata de referirte a los periodistas por su nombre; conoce el medio que representan y responde con un estado de calma en todo momento, más aún ante situaciones delicadas.

• 6. Respuestas con cortesía y simplicidad

La calidad de las respuestas no está solo en el contenido. Muchas veces la prensa insistirá en preguntas solo para buscar la confirmación de una reacción, por ejemplo, si muestras incomodidad, puede ser que ante la tercera vez que un periodista insista en la misma pregunta, te lleve a un tono de hostilidad en tu respuesta. Se cortés y simplifica tus respuestas ante la insistencia si ya lo has explicado.

• 7. Ser una fuente de datos confiable

Los periodistas valoran tener fuentes de información confiables a las que puedan recurrir constantemente. Si eres alguien que acostumbra a darles primicias, a notificarles personalmente de novedades importantes o si eres amable en el trato con la prensa, es posible que esto juegue a favor cuando se trate de comunicar una situación de crisis o responder por situaciones complejas. Ser confiable es un valor agregado de cualquier buen vocero. Todo se basa en generar relaciones de calidad, en las buenas y en las malas.

Por supuesto que tengo muchos más tips que me gustaría compartirte como experto en Media-Training con los que ya he entrenado miles de voceros. Estas ideas son apenas un pequeño puntapié de lo significa dedicarse a ser un buen portavoz.

Daniel Colombo es Facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 31 libros. LinkedIn Top Voice América Latina. Coach certificado Miembro de John Maxwell Team.

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