Cómo lidiar con la desorganización en un equipo de trabajo

Convivir con la desorganización, tanto de un empleado como de un líder, puede ser una experiencia enloquecedora. Según un informe del Harvard Business Review, puede ser muy frustrante lidiar con este tipo de personas. Abordar este problema puede ser difícil, pero es necesario para que la productividad del equipo mejore.

Primero, es importante explicitar a qué nos referimos con desorden. Si, por ejemplo, se trata de pilas de papeles en el escritorio, una desorganización de agendas, o no estar a tiempo para reuniones o conversaciones de trabajo.

En la misma línea, no da lo mismo quién es la persona desordenada dentro del equipo. Si es un jefe, se verá un impacto mayor en la pérdida de tiempo y el equipo se terminará volviendo ineficiente. Además, empiezan a surgir problemas de comunicación y las y las prioridades no quedan claras. De esta forma, se genera desmotivación en el equipo. En el caso de un colaborador, el desorden puede generar malos resultados, pero es más fácil de corregir.

Cómo lidiar con la desorganización en un equipo de trabajo

Cuando el desorden está ligado al incumplimiento de procesos, el líder tendrá que ver hasta qué punto esa falta tiene que ver con el estilo de trabajo del colaborador, o si se genera por una sobrecarga de trabajo o si la persona tiene las competencias necesarias para realizar las tareas que conllevan su posición. En el primer caso, el líder tiene que poder dar feedback. En el segundo ejemplo, son pocos los jefes a los que les resulta fácil reconocer que alguien está tapado de trabajo. En el tercer caso, el líder debe saber hasta dónde puede dar un colaborador. Si el desafío está muy por encima de las capacidades de esa persona, se puede generar mucho estrés o desorganización en esa persona.

Algunos tips para ayudar a los colaboradores desorganizados son: escucharlos, transparentar el problema, fijar fechas precisas para determinados objetivos y mostrar las consecuencias concretas del desorden. Es importante que la persona entienda por sí misma porque es necesario que cambie sus pautas de trabajo.

Como el cambio de hábitos no es algo que ocurra de un día para el otro, el líder puede cambiar algunas reglas de juego para impactar en el comportamiento del colaborador. Por ejemplo, si un empleado desorganizado suele entregar los informes a último momento y esto no le permite al líder prepararse correctamente para estudiarlo e integrarlo en una presentación a sus superiores, ese jefe puede cambiar la fecha límite de entrega de esos reportes para minimizar el impacto negativo.

Una de las características más comunes de los trabajadores desorganizados es la incapacidad de asignar adecuadamente su tiempo a tareas particulares. No pueden priorizar porque ni siquiera saben por dónde empezar. Si este es el caso de su empleado, ayúdelo a aprender a dividir sus tareas en partes más pequeñas. Al principio de un proyecto, se recomienda que el líder y el colaborador se sienten juntos y, usando un pizarrón, establezcan hitos, metas y resultados de la gestión del proyecto.

Según el informe de Harvard Business Review, que un líder sea empático es clave en estos casos. Debe preguntarse: "¿El empleado siempre ha sido así? ¿O este comportamiento es nuevo?". Invocar la compasión le ayudará a acercarse a su empleado.