Cuatro consejos para gestionar un equipo en remoto de manera efectiva

Como consecuencia del coronavirus, cientos de compañías en todo el mundo se han visto forzadas a implementar de manera casi forzosa programas de trabajo remoto para asegurar la continuidad de su actividad empresarial. 

A pesar de haberse asumido bajo condiciones extremas y casi a la carrera, muchos expertos consideran que este empuje puede terminar a la larga consolidando el teletrabajo como la nueva norma. 

Estos son cuatro aspectos esenciales para la implementación efectiva de este cambio:

1. Confirmar que los empleados cuentan con el equipo de trabajo necesario

Lo primero que un líder debe asegurarse es que los miembros de su equipo tengan un entorno seguro. Lo idea es que la compañía provea su propio hardware al equipo, con niveles de seguridad más elevados que los de las computadoras personales, que mantengan el control de la actualización de los antivirus y programas y restrinjan la descarga e instalación de programas nuevos.

Lo óptimo es disponer de una red privada virtual (VPN por sus siglas en inglés), nube privada y de una plataforma de intercambio de archivos segura. Además, es recomendable encriptar los accesos para garantizar la privacidad de la información y elegir múltiples factores de autenticación.

Si la compañía no facilita dispositivos propios, los jefes de equipo deberían intentar incentivar en sus empleados a que asuman medidas extra de seguridad, como reforzar las contraseñas, hacer copias de seguridad y contar con las versiones más actualizadas del software.

2. Fomentar la comunicación y el seguimiento

Ofrecer consignas claras es la premisa del trabajo a distancia eficiente. Para lograrlo se debe ser preciso en el delineamiento de las tareas y consecuente en su seguimiento. 

A su vez, los líderes deben entender que cuando se trabaja remoto, crear procesos de comunicación es clave. Para esto, debe entenderse que las videollamadas tienen la categoría de una reunión de varios en la oficina y los chats directos son el equivalente de una conversación entre dos en el pasillo.

3. Confiar en el equipo y aprender a medir el rendimiento 

El principal reparo que tienen muchos CEOs con el trabajo remoto es la incertidumbre que les genera no poder saber si su empleado está trabajando o haciendo otra cosa en el horario laboral. Acabar con esto pasa por fomentar la comunicación y por otorgar un voto de confianza en el equipo. En este sentido, dar cierta autonomía puede incluso favorecer el compromiso y el nivel de implicación.

Por otro lado, se puede hacer un seguimiento del rendimiento a través de herramientas tecnológicas diseñadas para verificar el proceso de trabajo, reemplazando el monitoreo de la persona física por el del cumplimiento de los objetivos planteados.

4. Servirse de las múltiples opciones tecnológicas para promover la colaboración

Es necesario entender que tu equipo sigue ahí, así como las posibilidades de comunicarte con ellos. Herramientas como Google Drive para co-crear documentos en vivo, y videoconferencias son clave para el trabajo colaborativo en línea y para la gestión en tiempo real de los proyectos. 

Lo conveniente es saber detectar las que mejor se ajustan a las necesidades de tus empleados y después comenzar a utilizarlas entre todos.