Reuniones efectivas: la regla de los 90 minutos, cómo fijar horario y qué IA usar

Pueden ser 10 o 100 personas, una call o presencial, puede ser una empresa de servicios o una fábrica: todas las reuniones de trabajo tienen aspectos en común y hay expertos que ya estudiaron cómo hacerlas lo más efectivas posibles. A qué hora conviene organizarlas y cuánto tienen que durar, cómo romper el hielo, qué llevar preparado de antemano y qué margen dejarle a la espontaneidad; qué aplicaciones son útiles.

A todas estas preguntas respondió Nicolás Fernández Miranda, el contador y especialista en neurociencia aplicada a la productividad y el aprendizaje que llegó a Rosario para participar del 12° Congreso Funcionalmente, el encuentro sobre liderazgo más importante del interior, que tuvo lugar el jueves pasado en el Ros Tower. El evento reunió a 250 empresas y 750 personas.

Estas fueron las pautas que pasó en limpio Fernández Miranda: 

El cerebro como punto de partida

Para el contador especialista en productividad, el punto de partida a la hora de convocar a una reunión es saber cómo funciona el cerebro del equipo que se lidera.

"Si sos DT y ponés a jugar a un lateral con dolor de abductor, no rinde; y en una reunión pasa lo mismo cuando ignorás el estado mental de la gente con la que trabajás", explicó.

Datos antes que debate y el valor del "calentamiento"

Para el experto, entrar a una llamada a "tirar ideas" destruye la eficiencia, porque está comprobado que el brainstorming individual es mucho más efectivo que el grupal: se generan 63 ideas pensando en solitario y 33 con otros.

"Los datos tienen que estar mucho antes de la reunión, porque si entrás con métricas concretas se acaba la discusión y se va directo a la solución", señaló. “Es mucho mejor empezar diciendo que rindió menos la hectárea a plantear que me parece que deberíamos cambiar un sistema de siembra para mejorar el rendimiento”. 

Además, remarcó la importancia del “chitchat” (charla informal, casual) para alinear emociones antes de arrancar. “Está bien gastar algo de tiempo al inicio de una reunión para compartir como anda cada uno, porque eso te da información que después tiene que evitar lecturas erróneas. Si alguien entró a una call a 15 minutos de haberse enterado que tiene que operar al perro, es probable que durante la reunión esté tenso. Si el líder lee esa tensión como descontento con lo propuesto, por ejemplo, va a trabajar sobre un malentendido”, evaluó.  

Cronotipos y una duración límite

El consultor aconsejó medir el cronotipo del equipo con un test simple. “Si el 70% de mi equipo está en su mejor momento de energía a las 7 de la tarde, poner una reunión a las 8 de la mañana es un error que puede costar caro”.  

 Asimismo, fijó un techo temporal estricto para el foco atencional: "Como máximo 90 minutos, más de eso es una pérdida de tiempo".

Inteligencia Artificial para vencer a la memoria

Para cerrar la brecha de la falibilidad humana, recomendó un ecosistema tech: usar la aplicación Fireflies para grabar y transcribir, guardar esa transcripción en Obsidian como segundo cerebro y procesarlo con un asistente como ChatGPT o Claude. "Eso te permite delegarle a la IA la memoria de las reuniones. La memoria humana siempre nos juega en contra porque cuando no recordamos muy bien algo sesgamos las cosas a nuestro favor. La IA no solamente quita esa trampa de la ecuación, sino que además puede recordarte qué temas quedaron sin tratar en encuentros anteriores, y qué ideas quedaron en el aire", concluyó.