Cómo aplicar las 5 S de Toyota para aumentar tu productividad

Posiblemente hayas escuchado la palabra “Kaizen”, de origen japonés. Se trata de una filosofía y modelo de procesos que ha permitido a empresas de talla mundial como Sony, Nissan, Honda y Toyota a dar grandes saltos de calidad y productividad en sus sectores. “Kai” significa cambio, y “Zen”, mejora. Por lo tanto, es la acción del cambio para mejorar. 

Al igual que en las empresas, cada persona puede utilizar la metodología Kaizen para su propio desarrollo. El objetivo es que no pase ningún día productivo sin haber mejorado algo estratégico, pensando siempre en el foco real de los objetivos que deseas lograr, y la calidad de tu negocio o servicios. 

En mi trabajo como coach empresarial, me gusta formular estas preguntas clave para que cada persona de los equipos empiece y termine el día. Esas dos preguntas son: “¿Qué voy/vamos a mejorar hoy?”, y al final, “¿En qué he/hemos mejorado hoy?”. Al hacerlo y responderte consistentemente y con honestidad, notarás cómo va creciendo tu compromiso personal, tu auto-liderazgo, la confianza y la determinación.

Cómo aumentar tu productividad con las 5 S de Toyota 

Dentro de la metodología Kaizen hay una propuesta que puedes aplicar para incrementar notablemente tus resultados y la productividad diaria. Se trata de Las 5 S de Toyota, impulsada por esa marca de automóviles, y que le ha permitido alcanzar altos estándares de calidad, agilidad y flujo de mejoras permanente. 

Aquí verás cómo aplicar este acrónimo de 5 palabras en japonés, a tu vida personal y profesional, para mejorar tu desempeño.

1.- Seiri (la clasificación): 

El primer paso tiene que ver con eliminar todo lo que te distrae y no te permite ser una persona altamente efectiva. Aplicado al mundo personal y profesional, necesitas clasificar los elementos en el lugar de trabajo para descartar los innecesarios y priorizar los importantes. Hay que indicar criterios como la utilidad, la frecuencia de uso, la cantidad, tu destreza al usarlo, etc. Los innecesarios se pasan a un área de espera, y no estarán mezclados con los demás. Cosas tan sencillas como llevar una agenda te ordenan, y que tener todo tu escritorio o closet en tu casa hecho un caos te llevan en el camino opuesto. 

Herramientas: agenda cada tres o seis meses un proceso de clasificación total de todos tus espacios de acción (escritorio, auto, cocina, closet, lo que quieras) y mantenlos así permanentemente. Sugiero que desarmes completamente cada lugar, y que distribuyas lo que contienen en una gran mesa o en el piso, de ser necesario. Percibirás rápidamente un flujo de energía extra que te dará más espacio para que aparezca lo nuevo. No es magia: has vaciado aquello que estaba estancado.

2.- Seiton (el orden): 

Una vez hecha la clasificación, determinarás qué material es relevante, qué desecharás y qué ordenarás de acuerdo con un criterio muy particular de Kaizen: darás prioridad en tu selección a los que se usan cada hora o diariamente dentro del espacio al que llegues estirando los brazos. Los demás, déjalos cerca, aunque no superpuestos con los prioritarios. 

Herramientas: utiliza espacios de ordenamiento, como contenedores, folders, cajones transparentes, apilables, pizarras para fijar tus notas; depura las aplicaciones del celular que no utilices al menos una vez al mes; ordena el escritorio de tu computadora y tus sistemas de backup (Dropbox, Drive, etc.). Una vez al año haz una revisión y elimina todo lo que no vas a usar, o clasifícalo y archívalo en un sistema externo de almacenamiento. Otra clave: completa las acciones; evita dejar círculos abiertos de cosas que dices que vas a hacer, y no haces. Agenda, cumple, renegocia si no quieres o no podrás: la intención es que el orden ayude a tu equilibrio interno y externo, y a tu productividad.

3.- Seiso (la limpieza): 

En Kaizen, este proceso se debe hacer todos los días, sin excepción, al comenzar y al terminar la jornada, como si fuese un quirófano. 

Herramientas: Incorpora el hábito de limpiar a medida que vas moviéndote en el espacio: papeles en el cesto (y lo vacías al final del día); borras emails que no necesitas, despejas tu mente de todo lo que es superfluo y no te ayuda a enfocarte en tus objetivos y resultados. Al terminar el día, ordena completamente el espacio que has usado: verás qué bien se siente al siguiente, cuando retomes las actividades.

4.- Seiketsu (estandarización): 

En este proceso hay un tramo de repetición, que generalmente lleva por lo menos tres semanas continuas, para incorporar un nuevo hábito. En la metodología Kaizen se propone que, para lograrlo, hay que diseñar procedimientos que midan tu efectividad en los puntos 1, 2 y 3 explicados arriba. 

Herramientas: Trabaja en la disciplina y la persistencia para continuar y hacer de tu Kaizen algo relevante. Para lograrlo, observa los beneficios tan sólo con haberlo practicado cinco días seguidos. Otra sugerencia es que cuando tienes secuencias productivas (por ejemplo, una dinámica que se repite cada día, como entregar un informe), lo vuelques a un documento, agenda, aplicación o una gráfica dibujada por ti, y la cuelgues a la vista. Arma procesos y métodos de trabajo. No te saltes ningún paso, ya que todos son importantes y te llevarán al objetivo que quieres, que es una mayor productividad y rendimiento.

5.- Shitsuke (la disciplina): 

En este paso te centrarás en preguntarte acerca de tu comportamiento y compromiso partiendo de la premisa que realmente quieres mejorar. 

Se suele ver a la disciplina como “la mala de la película”, aunque es, sencillamente, dirección hacia tu meta, porque es lo que te proporcionará la energía y la libertad para poder hacer otras cosas que también te interesan. 

Herramientas: La práctica continuada es lo que trae la disciplina. Puedes buscar apoyo en una persona de confianza que te aliente; también, escribirte frases motivadoras que estimulen para continuar, o tomar un curso sobre Kaizen y adaptar sus principios a tu mejora. Es fundamental que asumas un compromiso contigo con total responsabilidad sobre los hechos y resultados, porque, en definitiva, así lo has dicho el primer día. 

Daniel Colombo

Facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 30 libros. Co-fundador de NecesitoCoaching.com. LinkedIn Top Voice América Latina. Coach certificado Miembro de John Maxwell Team. 

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