Cómo organizar tu día de trabajo en seis pasos

Uno de los grandes desafíos del mundo actual es aprender a organizar el tiempo. El día pasa volando, y existe la sensación de que la vertiginosidad de hoy no nos permite disfrutar de la vida en sus aspectos esenciales. La clave fundamental para poder gestionar mejor el uso del tiempo es aprender a organizar la jornada laboral. 
Muchas personas consideran que solamente con llevar una agenda al día es suficiente; y, sin embargo, están inmersos en multitud de tareas superpuestas, en las que el cuerpo, el cerebro y el espíritu no sabe por dónde empezar.

Seis pasos para una buena rutina productiva en el trabajo

1. Definir tus objetivos al comenzar el día

Aunque no lo parezca, el tener el mapa de ruta antes de lanzarte a la calle rumbo al trabajo es muy alentador para conseguir la energía que necesitas. Define claramente antes de cerrar el día anterior cuáles serán las prioridades del siguiente, y regístralas para no olvidarte. Si te despiertas en la noche con algún tema laboral en mente, anótalo en una libreta y luego lo vuelcas a tu sistema de organización tal como te comento en los puntos que siguen.

2. Empezar por lo más difícil

Uno de los principales problemas es que no se sabe por dónde comenzar. Cuando llegas, elige de acuerdo con tu ritmo circadiano las tareas que vas a encarar primero. Mi sugerencia es que avances en primer lugar con aquellas desafiantes y que requieren un alto nivel de enfoque y energía. En paralelo podrás resolver todos los temas que lleven menos de un minuto.

3. Programar las tareas

Es conveniente trabajar con un sistema de organización que te permita volcar todas las tareas; puedes utilizar tu agenda para hacerlo o cualquier programa o aplicación de gestión del trabajo. La clave está en que vas a programar absolutamente todas las acciones que necesites realizar. Un sistema que en lo personal me funciona es trabajar con listas dinámicas: por áreas abres unas tres o cuatro categorías de listas, donde, a su vez, anotas en orden de relevancia las tareas a realizar.

4. Mantener sólo reuniones indispensables y bien organizadas

La sugerencia es que las reuniones sean programadas a consciencia, con el temario circulado entre todos los presentes tres días antes, registro de las decisiones tomadas, y con plazos y responsables. El seguimiento posterior es clave para empezar a adquirir la gimnasia de hacer que sean productivas desde que comienzan hasta que terminan.

5. Administrar correctamente el flujo de trabajo

Otro punto débil de las personas que no saben gestionar la organización del trabajo es que por lo general asumen tareas sin consultar el propósito de ellas, o bien, en qué orden de prioridad hay que colocarlas. En los últimos años se observa una tendencia en las empresas a que se agotan más rápido los mejores empleados, ya que son ellos los que suelen estar abrumados de tareas que los más flojos no hacen por distintos motivos.

6. Dedicarse momentos personales cada día

Tan importante como cumplir en el trabajo, es dedicarse tiempo personal, hacer pausas y encontrar sentido en lo que estás haciendo. Muchas veces en la velocidad de lo laboral te postergas y dejas de lado la parte humana, esencial para que sigas viviendo lo que haces con pasión y energía. Dentro de tu agenda o sistema de organización coloca las pausas y también las actividades personales impostergables: hazlas importantes.