Ocho trucos útiles para usar Google Drive

Google Drive, el servicio de almacenamiento en la nube de Google, es una especie de disco duro virtual en el que se pueden alojar y compartir fácilmente archivos de todo tipo sin ocupar medios físicos (CDs o pendrives, por ejemplo), sino simplemente copiando y pegando un link para que el destinatario descargue los archivos.

El almacenamiento básico y gratuito es de 15 GB, para comenzar a usarlo, hay que abrir una cuenta de Gmail o acceder a una existente. En la esquina superior derecha aparece un icono con nueve cuadraditos, que son las aplicaciones de Google.

1. El buscador: Google Drive organiza el contenido en carpetas creadas por el usuario, simulando un verdadero explorador de archivos de una PC. La mejor manera de encontrar el contenido alojado es usando la barra de búsqueda. Se puede buscar por nombre y con las primeras letras escritas comienza a aparecer el contenido.

2. Funciona como un ordenador: Se pueden mover y arrastrar archivos para subirlos u organizarlos en el Drive tal como si fuera el escritorio de la PC. También se puede usar el menú contextual usando el botón derecho del mouse.

3. Compartir archivos con todo el mundo: Google Drive permite compartir archivos y carpetas con quien quieras. La manera más simple es hacer clic derecho en elemento a compartir y seleccionar “obtener enlace para compartir” y enviar ese link a cualquier persona. Aparecerá un menú contextual y en la opción Permisos se puede configurar qué pueden hacer las personas con quien compartas los archivos: solo ver, editar o comentar. Editar es el máximo permiso.

4. Un chat para el trabajo colaborativo: Además de compartir archivos, Google Drive sirve para armar equipos de trabajo virtuales en los que todos los participantes tengan acceso y puedan modificar los archivos, herramientas nativas de Google, como Docs (texto) o Sheets (planillas de cálculo). Cuando haya varias personas conectadas al documento habrá un chat disponible para hablar entre los miembros del equipo.

5. Convertir PDF a texto: Un PDF o imagen se puede convertir con Google Drive para poder editarlo. Haciendo clic derecho sobre el archivo> Abrir con> Documentos de Google. Docs iniciará el reconocimiento del contenido del PDF o la imagen y lo pasará a su formato. Es posible que se pierda cierta información, pero siempre será más rápido que transcribir todo el documento.

6. Mejorar Google Drive con aplicaciones externas: Se pueden añadir aplicaciones de terceros para crear y editar documentos con ellas. En el icono de Configuración> Administrar aplicaciones> Conectar más aplicaciones

7. Documentos disponibles sin conexión: En Configuración> General se puede activar la opción Sin conexión para descargar los archivos y usarlos en tu PC cuando no tengas Internet

8. Sincronizar contenido desde tu PC: Se puede tener disponible el contenido de la PC de tu casa en cualquier lugar del mundo con Google Drive. Es necesario instalar la app Backup and Sync en la PC. Todos los cambios que se hagan desde Drive impactarán en la PC y viceversa.