Viajes de negocios: consejos para aprovecharlos al máximo

Los viajes corporativos representan una inversión significativa para cualquier empresa. Según estudios del Fortune Business Insights, el mercado global de viajes de negocios alcanzó los 1.38 billones de dólares en 2023, y se proyecta que crezca hasta 2.76 billones para 2032. Pero: ¿cómo se consigue que cada desplazamiento genere el retorno esperado? Para aquellos que estén pensando en trasladarse dentro del territorio nacional, conseguir pasajes en micro para viajes de negocios puede ser una alternativa eficiente y económica que permite optimizar tanto tiempos como presupuestos corporativos.

La planificación estratégica es la auténtica clave del éxito

El hecho de tener preparado meticulosamente un viaje orientado a los negocios puede marcar la diferencia de que éste pueda resultar productivo o termine siendo problemático. La amplia mayoría de los expertos coinciden en que reservar pasajes y alojamiento con al menos dos semanas de anticipación permite acceder a mejores tarifas y mayor disponibilidad. Además, elegir hospedaje cerca de los puntos de reunión, reduce considerablemente los tiempos de traslado. Todo ello, además, lleva a que el estrés de viajar se vea reducido considerablemente gracias a la anticipación.

Hoy en día existen empresas que subestiman la importancia de crear itinerarios detallados. Un calendario bien estructurado además de tener en cuenta las reuniones principales, debe dar lugar para considerar los tiempos de transporte, comidas y períodos de descanso entre compromisos.

Documentación y tecnología a tu favor

Una de las principales fuentes de complicaciones en viajes corporativos surge por documentación faltante o una floja preparación. La recomendación de viajeros experimentados es poder tener a mano una checklist que incluya documentación, pasaportes, tarjetas corporativas, cargadores, adaptadores y copias digitales de archivos importantes almacenadas en la nube.

Las aplicaciones móviles se han convertido en aliados indispensables. Desde Google Maps para navegación hasta aplicaciones de productividad como Trello para gestionar tareas pendientes. También, si el viaje es internacional, resultan esenciales las apps de traducción para destinos internacionales y escáneres de documentos para digitalizar recibos sobre la marcha.

Sostenibilidad y responsabilidad corporativa

Las tendencias actuales muestran que las empresas priorizan cada vez más la sostenibilidad en sus políticas de viajes. Los "viajes vinculados" que combinan múltiples reuniones en una sola travesía, se han convertido en práctica estándar para reducir la huella ambiental.

Bienestar del viajero y gestión del estrés

El buen descanso y sobre todo la salud física y mental del trabajador terminan siendo condicionantes a la hora de rendir en el trabajo a diferencia de aquel que está afectado por el estrés del viaje. Es muy importante tener rutinas de ejercicio básicas, una adecuada hidratación y una alimentación variada de acuerdo a cada horario.

El futuro: viajes híbridos y tecnología aplicada

En general, las tendencias para 2025 apuntan hacia mayor personalización mediante inteligencia artificial y aumento de los viajes llamados "bleisure" (combinación de negocios y ocio, por las palabras correspondientes en inglés). Se está comenzando a observar que hay una tendencia por parte de empleados de las empresas que buscan extender sus viajes corporativos para incluir tiempo personal, lo que mejora la satisfacción laboral sin incrementar significativamente los costos.

La gestión de los viajes corporativos continuará marcada por la transformación digital. Hacer un análisis predictivo de costos y herramientas de cumplimiento automatizadas, están redefiniendo cómo las organizaciones planifican y ejecutan sus programas de viajes.