Guía básica para seleccionar el mejor Sistemas de Gestión Contable o ERP

Muchos son los cambios que se produjeron en las últimas décadas en la contabilidad de las empresas. Los registros manuales dejaron de existir para dar paso a métodos más modernos.

La irrupción de la tecnología fue clave para popularizar el uso de computadoras (a las que fue más fácil acceder con el paso de los años) y, con la llegada de Internet, se amplió aún más el espectro de soluciones contables.

En estos tiempos en los que se multiplicaron las opciones, elegir la herramienta que mejor se adapta a las necesidades de una empresa se convirtió en una tarea que dejó de ser simple.

En este escenario, es muy útil tener una guía que ayude a conocer un poco más las características de cada sistema, cuáles son sus beneficios y qué aspectos no hay que perder de vista para seleccionar el software más adecuado.

¿Qué son?

Los sistemas de gestión contable son un conjunto de técnicas y herramientas digitales que utiliza una empresa para mantener el orden y control de las operaciones de su contabilidad.

Estos softwares recogen, organizan, conservan, administran y utilizan la información que se genera en una compañía para la toma de decisiones y el conocimiento de su estado financiero.

Dentro de los sistemas de gestión contables, existen dos tipos de tecnologías: la que está en la nube o la que está almacenada en servidores propios. La diferencia fundamental es dónde está alojado y es ejecutado.

El software de escritorio se ejecuta en las computadoras, mientras que el que está en la nube está instalado y corre en servidores controlados por la empresa proveedora del servicio.

En este último caso, el acceso es a través de un navegador Web o app. La ventaja que posee es que se puede ingresar desde cualquier lugar, y permite que varias personas trabajen a la vez y en tiempo real.

Estos sistemas están acaparando cada vez más el mercado de soluciones en software para negocios por su versatilidad y su capacidad de atender las exigencias de cada industria.

Enterprise Resource Planning

Si hablamos de sistemas de gestión contable, es importante mencionar los Enterprise Resource Planning (ERP), que tienen la característica de enlazar y determinar una multitud de procesos empresariales y facilitar el flujo de datos entre ellos.

En palabras más simples, estas herramientas recopilan los datos de las transacciones compartidos por las diversas fuentes de una organización, eliminan la duplicación y proporcionan una integridad de datos con una única fuente de confianza.

Entre los múltiples beneficios que poseen, se pueden destacar:

- Centralización de tareas.

- Automatización de procesos.

- Control integral de las finanzas.

- Protección de la información.

- Permite acceder a la información desde cualquier lugar.

- Facilita la importación y exportación de datos.

Algunas recomendaciones

Uno de los aspectos importantes es conocer la cantidad y la magnitud de las operaciones que se realizan en la compañía, ya que existen diferentes alternativas que se adaptan a cada necesidad.

Para aquellos emprendedores o empresas pequeñas, que no tengan demasiado volumen de operaciones, existen herramientas que ofrecen funcionalidades esenciales, son fáciles de utilizar y con tareas automatizadas.

Existen muchas alternativas que tienen una versión gratuita, que permiten realizar tareas a un número limitado de usuarios, y que proponen licencias anuales pagas para quienes necesiten más.

Otro aspecto interesante es que existen softwares que permiten personalizar el servicio, al dar la posibilidad de elegir algunas funcionalidades específicas, lo que generaría un aprovechamiento total de la herramienta.

Si hablamos de medianas y grandes empresas, aquellas en las cuales se desarrollan mayores cantidades de operaciones y de diversos tipos, necesitamos un sistema que esté preparado para trabajar con estos volúmenes de información y operaciones.

En este caso, es necesario pensar en algo que sea más completo, dado que intervienen muchos más actores y no alcanza con una licencia con una mayor capacidad de cómputo de acciones.

Llevar al día la contabilidad de una empresa no es una tarea simple. Por el contrario, hablamos de un proceso complejo, que implica diversas tareas y demanda de mucho tiempo.

Por esto, contar con un sistema de gestión contable es una gran ventaja ya que brinda la posibilidad de unificar todas las tareas y almacenar la información de la empresa en un mismo lugar.