Cinco herramientas para organizar tus reuniones virtuales

Google es más que un buscador, también es una plataforma con diversas herramientas para optimizar el trabajo. Si bien las reuniones remotas probablemente nunca alcanzarán el mismo nivel de intimidad que las reuniones cara a cara, hay maneras de hacerlas más eficaces y fructíferas. Para ayudarte a lograrlo, te presentamos 5 consejos prácticos.

1. Elige la herramienta de reuniones remotas adecuada para tus necesidades

Quizás lo más importante sobre la ejecución de una reunión virtual es la herramienta que utilizas para llevarla a cabo. Diferentes arreglos de equipo y reuniones pueden requerir distintos tipos de herramientas. Si te reúnes con alguien por primera vez, o lo haces con personas en un país cuyas herramientas de reunión no se conocen, considera preguntar con anticipación cuáles son más favorables para ellos. Recuerda que muchas personas no están familiarizadas con todas ellas, y no te recomendamos agregar ningún estrés a la reunión en torno a la logística. Algunas herramientas:

GoToMeeting: este es un programa de reuniones en línea muy completo y confiable que cuenta con pantalla compartida y excelente calidad de llamadas.

Hangouts de Google: esta suele ser a menudo una de las opciones más convenientes, gracias a la presencia de Google; en especial si se está utilizando Google Calendar para administrar la agenda.

Join.me: esta es una herramienta ideal para reuniones de pantalla compartida que requieran ser rápidas y fáciles.

Zoom: esta plataforma permite realizar videoconferencias, hacer chats e impartir webinars de forma rápida y sencilla.

Uber Conference: esta herramienta no utiliza números de PIN de reunión; esto permite una experiencia de llamada de conferencia menos complicada y también permite compartir pantalla.

Skype: esta es una buena opción para chatear con gente de todo el mundo, aunque a veces puede ser de uso más difícil para algunos usuarios. 

2. Incluye una opción de acceso telefónico

Muchas herramientas de reuniones remotas están diseñadas para funcionar principalmente a través de conexiones a Internet. Pero ¿qué sucede si la conexión a internet de alguien se cae o se ralentiza? Es importante dar la opción para que la gente escuche la reunión sin necesidad de estar conectado a internet y pueda hacerlo a través de un teléfono.

3. Ten en cuenta las diferentes zonas horarias

Si eres tú quien está programando la reunión, asegúrate de hacerla a un horario que funcione para todos los asistentes. No hay nada peor que darse cuenta de que se ha convocado a las 6:00 a.m. de la hora local, o en la noche, cuando normalmente ya se tienen otros planes.

4. Evita reprogramar o cancelar en el último minuto

¿Tienes que reprogramar o cancelar una reunión virtual de última hora? Lo importante es cómo lo haces. Antes de que simplemente cambies la hora de la invitación del calendario, ponte en el lugar de los asistentes a la reunión. ¿Qué inconvenientes podrías estar causándoles? ¿Qué planes y arreglos especiales podrían haber hecho alrededor de la reunión?

5. Escoge tu ubicación de manera sabia

Ten en cuenta dónde te encuentras y lo que está sucediendo a tu alrededor. Ciertas habitaciones son más ruidosas que otras, incluso si estás en casa. Y aunque probablemente sea adorable cuando tu perro salta sobre tu regazo y mira a la cámara, es mejor dejar que las mascotas salgan a jugar antes de que comiences una reunión.