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Gestión

Por Luis Garay (Nucleus)

Claves para "despapelizar" y avanzar en la transformación digital

Por Redacción

El camino hacia la transformación digital ya está siendo transitado por todos nosotros. Automatización de procesos, Big Data, internet de las cosas, robótica y tecnologías cloud ya son conceptos utilizados en la actualidad, y aunque es un hecho que la transformación es de suma importancia para la eficiencia de los procesos, existen otros factores que abren la hoja de ruta a un correcto desarrollo de estos elementos.

El primero de ellos es el ahorro exponencial sobre el hecho de dejar de usar papel. El segundo, y más importante desde mi óptica, la preservación del medio ambiente.

Según estudios recientes, el 65% de las organizaciones siguen utilizando información basada en papel. Esto incluye administración de contratos, facturas, ingreso del personal, recibos de sueldo, la gestión interna de sus talentos y demás procesos. Cualquier empresa que utilice aún el papel como medio de transacción documental podría considerarse “atrasada” tecnológicamente.

Sustituir procesos claves en papel por equivalentes digitales será el cambio de paradigma que todos deberemos repensar. RRHH, Legales, Logística entre otras áreas, deberán definir qué procesos quieren “despapelizar” para avanzar hacia el objetivo de llevarlos a una nueva dimensión.

Por ejemplo, en lugar de realizar firmas manuscritas en un recibo de sueldo en papel, podría utilizarse un software que aplique firma digital para que, con solo un clic, el empleador y empleado, firmen con validez legal el recibo de sueldo digital.

Le propongo un ejercicio sobre el factor ahorro en el recibo de sueldo en papel.

Comencemos a sumar; valor de la impresora, insumos, horas hombre para imprimir, compilar, distribuir, recolectar. Costos de envíos postales, distribución por moto. Costos por tercerizar el archivo. En conclusión, se estima que el valor por digitalizar este proceso es al menos de un 70% menos que el proceso en papel. ¿No les parece un argumento estupendo?

Veamos ahora el segundo y más importante. La preservación del medioambiente.

¿Sabía usted que para hacer un promedio de 12.000 hojas de papel se necesita, la celulosa de un solo árbol en promedio y según investigaciones realizadas, se requieren de 15 árboles para fabricar una tonelada de papel? 15 árboles representan 200 resmas.

Es necesario comunicar, acompañar, educar y establecer metas para modificar el comportamiento cultural de esta generación y de las que vienen. Piense que, para muchos, la transacción de información con papel es el único método que se conoce. Por eso ¡es momento de pensar en digital!

Por Ing. Luis Garay
Gerente de Nucleus.

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