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Gestión

Fuente: Entrepreneur

Productividad

Cinco técnicas para administrar mejor tu tiempo

Por Redacción

Si ya leíste decenas de libros de administración del tiempo y asististe a múltiples seminarios sobre el tema, podrás notar que sólo te servirán algunas cosas. Este es un resúmen de las cinco técnicas que resultan más efectivas:

 

1. Hacé y usá listas

No hay una sola disciplina de administración de tiempo que no gire en torno a la creación y uso de listas, simplemente porque no es posible guardar toda la información en tu cabeza. Cuatro clases de listas recomendables son:

1. Una agenda, con los pendientes más importantes de cada día.

2. Una lista de cosas que hacer, organizada por mes, semana y día.

3. Una lista de personas a quien llamar, priorizada y organizada alfabéticamente.

4. Una planeación de conferencias para cada una de las personas con las que interactúo seguido, donde anoto nuevas cosas que necesito comunicarle o las ideas que se me ocurren en juntas y conversaciones.


2. Ayudá a tu memoria con carpetas

La idea es simple: tenés 90 pendientes y los dividís en carpetas azules, rojas y blancas que tengan, por ejemplo, documentos del mes pasado, presente y siguiente. Si tenés pensado dar seguimiento a un cliente el mes que viene, tomá un documento (nota, post-it, lo que sea), marcalo con el número del día que planeás llamarlo y colocalo en la carpeta correspondiente. 

Aunque existen muchos programas y apps que te ayudan a esto, tener un sistema físico y automatizado puede funcionarte mejor y lo podés complementar con una versión virtual.


3. Minimizá las reuniones

Para muchas personas, las reuniones son un lugar para esconderse o para presumir ser importantes. Sin embargo, la mayoría de éstas no son necesarias, ni funcionales, ni útiles para trabajar. Es preferible tener una estrategia para minimizarlas cuanto sea posible. Si sos quien la dirige, procurá ser breve y enfocado. Si tenés que asistir a alguna, analizá si es necesario que lo hagas. Si no, buscá la manera de evitarla.

 

4. Bloqueá tu tiempo

Los horarios de la mayoría de las personas sólo tienen bloqueos de tiempo cuando se reúnen con otras personas, pero es útil bloquear tu tiempo para todas las actividades de trabajo. Al bloquear tu tiempo para tareas importantes y de alto valor, evitás que otras actividades ocupen tu lista.

 

5. Aprovechá los tiempos muertos

Hoy en día todo es portable. Un seminario de un gran conferencista, cualquier libro, información útil de cualquier tema –todo está disponible en internet, a través de tu iPad, smartphone, Kindle, etc, o en CDs y DVDs. Podés usar YouTube para ver gatos esquiando, o podés leer sobre un tema que te ayude en tu negocio. No hay excusa para perder el tiempo mientras estás en el aeropuerto, varado por el tránsito o esperando a que empiece un evento o una reunión. 

Muchas personas usan este tiempo para responder llamadas, mensajes o emails, pero es un error por tres razones: uno, probablemente no estás preparado para hacerlo y si es algo importante lo vas a hacer mediocremente; dos, es un mal precedente para aquellos con quienes te comunicás; y tres, te quita tiempo para pensar, aprender, leer o escuchar.

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