Diez claves para gestionar el tiempo y aumentar la productividad

Cómo gestiona su tiempo el líder demuestra cómo es su liderazgo, qué prioriza y cómo se comunica con su gente. Una investigación del uso del tiempo del vice presidente de una compañía demostró que dedicaba 44 horas semanales a ir a reuniones. Su gerente de IT, 35 horas, de las cuales mandaba emails durante 85% de esas reuniones. La mayoría de los líderes encuestados tiene el mismo problema.

Y no sólo debe considerarse el tiempo real de la reunión, sino la preparación de cada uno de sus integrantes para la misma, las actividades posteriores y el tiempo requerido para concentrarse en una tarea, luego de una interrupción. Y es que toma al menos 15 minutos volver a ser productivos luego de una interrupción, y al menos 30 minutos profundizar en un tema concreto para poder avanzar o tomar una decisión, debido a lo que se llama “fragmentación del tiempo”. 

Aquí te dejamos once consejos para para ser más efectivo con tu tiempo:

1. Promover el aporte de ideas y comentarios sinceros 

Es esencial para generar seguridad psicológica y que nadie se sienta a la defensiva o que no puede opinar, y sobre todo para promover la creatividad: ninguna idea es una mala idea.

2. Tratar los problemas que surgen de las reuniones y son complejos en reuniones separadas
Si requieren de una mayor atención, deben tratarse en reuniones separadas y agregarse a la minuta para que no se olviden.

3. Preparar de antemano la agenda 

Si son reuniones periódicas, la agenda debe seguir siempre el mismo orden. Por ejemplo: status de los proyectos, obstáculos, ¿necesito ayuda? y próximos pasos.

4. Hacer la reunión siempre en el mismo horario, y empezar y terminar a tiempo 

No importa quien esté presente, para dar el ejemplo de lo que esperamos para las siguientes reuniones.

5. Si la reunión es de 15 minutos, es mejor que sea en el lugar de trabajo y que se haga con todos parados 

Esto sirve para mantener el foco en los temas a tratar y evitar el uso de computadoras, teléfonos, etc.

6. Dedicar un momento específico del día para tener reuniones y tenerlas todas seguidas.

Esto ayuda a reducir la fragmentación del tiempo.

7. Minimizar la cantidad de gente 

Cuanta mas gente hay, la reunión se vuelve más improductiva. Además, evita perder el tiempo de quienes no deberían estar ahí. Si la reunión es para tomar una decisión, mejor que no haya más de 8 personas y para una discusión puede ser recomendable hasta 20. Si la reunión es informativa, no hay límite.

8. Revisar las reuniones de la semana 

Preguntarse: ¿Es necesaria esta reunión? ¿Cuál es el objetivo? ¿Cuál es el rol de los asistentes? ¿Quizás puede, en base a estas preguntas, cancelarse, hacerse online o reducir la cantidad de asistentes o delegarse?

9. Tener un método definido para tomar decisiones en las reuniones

Ahorra tiempo definirlo con anticipación, ya sea por consenso, votación, u otro.

10. Aprovechar el uso de las herramientas online y los afiches o pizarras para comunicar los resultados 

Éstos también son útiles para solicitar feedback o distribuir responsabilidades.

En las organizaciones ágiles hay pocas reuniones, pero las hay en todos los niveles o a niveles de los equipos multidisciplinarios, y estas son breves, con objetivos claros, aunque también puede haber reuniones adhoc, si surge un problema en particular que requiere atención inmediata.