Cinco formas de compartir conocimiento interno en la empresa

La gestión del conocimiento es estratégica y esencial en todo tipo de empresas y organizaciones, puesto que lo que aquello que no se comparte, queda invisible a la experiencia de aprendizaje continuo que necesitaría ser habitual en todas las personas y equipos.

Sin embargo, por falta de cultura formativa interna, el conocimiento se manipula muchas veces como una herramienta de poder. Así, los directorios y titulares comparten lo que saben en cuentagotas -si es que lo hacen-, los vendedores ocultan sus bases de datos de clientes y jamás revelarán sus mejores prácticas -mucho menos los fracasos-; los de finanzas, los números que podrían estar accesibles a las áreas de marketing para seguir mejorando, y los de research/estadísticas parece que tienen la espada mágica de dictaminar qué se debe saber y que no.

5 formas prácticas de empezar a compartir conocimiento

1.Lecciones aprendidas

Se trata de que cada equipo registre en un formato corto e igual para todos, el caso, problema y solución de algo que sucedió en su trabajo. Con una extensión de dos o tres carillas, este documento se guardará en un lugar de servidores de acceso público, con posibilidad de ser revisado periódicamente con autorización de quienes asumen la autoría del mismo.

2. Intranet y una aplicación (app) de uso interno.

Muchas veces dejada de lado sobre todo porque implica la necesidad de que esté permanentemente actualizada, en muchas compañías la utilizan como herramienta de mejora de la comunicación interna, y que, a su vez, permite expandir comentarios, columnas breves, informes, gráficos, videos, podcast y cualquier otro material para conocimiento de todos.

3.Charlas internas.

Uno de los mejores recursos y poco explotados en empresas de todo tamaño es el de organizar encuentros para que una persona con más experiencia comparta casos y su conocimiento con los demás. Lo ideal es salir del equipo de esa área, e invitar a todas las demás. El encuentro resultará enriquecedor porque permitirá que todos conozcan aspectos ocultos del trabajo del sector, y, a la vez, reconozcan su interrelación, que, aunque no la tengan presente, siempre existe entre sectores.

4.Mentoring interno

Esta estrategia la he aplicado frecuentemente en empresas con poca experiencia en comunicación interna y gestión del conocimiento. Se trata de un programa de mentoreo donde un colaborador con experiencia toma bajo su seguimiento a otro más inexperto, y le transfiere conocimientos. El programa de mentoring requiere disponibilidad dentro del horario laboral, el establecimiento de objetivos iniciales y la medición del resultado en la mitad y al final del proceso. Es ideal para integrar generaciones de diferentes culturas y edades.

5.Conservación del conocimiento

De poco servirá si se socializan conocimientos, no se registran y quedan como una simple experiencia del momento. Por eso es importante documentar los encuentros y los resultados. Hoy tenemos al alcance de todos la posibilidad de grabar videos, audios, fotografías, compartir informes, hacer infografías, publicar e-books breves en pdf y distribuirlos internamente, armar una biblioteca virtual, y toda clase de herramientas para conservar el patrimonio de aprendizajes y el cúmulo de aportes que vendrán de la experiencia de los mismos empleados.