Diez claves para encontrar a la secretaria perfecta

Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas, es la mejor con el computadora y cosas por el estilo… es algo más.

A continuación, algunos consejos.

1. El perfil de la secretaria perfecta.

Idiomas, relaciones humanas y públicas, protocolo; son algunas de las condiciones necesarias pero la secretaria perfecta es todavía mucho más.

2. Secretaria = confianza.

Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su formación, solidez, discreción carácter, personalidad es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. 

3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda.

Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en “buena forma” es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a un próxima reunión.

4. La secretaria como gestora.

Gestionar hábilmente en un vuelo, preocuparse de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesa más especial. Conseguir acelerar una entrega, gestionar una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así?

5. Hacer valer la autoridad /liderazgo de su jefe.

Seguimiento temporal y eficiencia: buenas formas, notas recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha. Trabajar de una manera que la mente del jefe pueda descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria hacía un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecuten los temas tratados y acordados.

6. Saber estar: la imagen.

Salir a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con énfasis, hacer sentirse importante al que llama preguntando al teléfono por el jefe, aunque no le pasara. Cordialidad, discreción, forma de vestir, elegancia. Contestar a cualquier reto con una afirmación, con la necesaria diligencia, con estilo, transmitir la imagen perfecta.

7. Aprender, cursos especializados.

Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada. 

8. Dominar Internet y todas las herramientas de productividad.

Toda la información está en Internet y hay decenas de Apps para incrementar la productividad y hacer muy eficaz el trabajo.

9. Ser positiva, sonreír y crear un buen clima de motivación.

Sobran explicaciones una secretaria, especialmente de dirección, debe contribuir a crear un clima positivo y agradable que potencie la imagen a la que antes nos referíamos.

10. Ser parte activa en el branding personal de su jefe/jefa.

Hoy todas las personas tienen una “marca” personal que cuidar más allá de la marca comercial o corporativa de la empresa. En parte esto se hace a través de Linkedin, Google+, Twitter u otras redes sociales profesionales. Y hay que saber hacerlo.