Gana terreno la tercerización de servicios en el área de Recursos Humanos

Las crisis económicas, los cambios en las regulaciones, la presión por la reducción de costos sin perder eficiencia, sumados a la evolución de los procesos y tecnologías de sistemas de información, contribuyeron al surgimiento de la gestación de los servicios “Outsourcing” o tercerización de servicios. Esta opción cada vez gana más terreno en el mundo corporativo y consiste en “ceder” o transferir a un proveedor externo especializado aquellos procesos o actividades que no son el objeto fundamental del negocio de una empresa.

Tal como plantea Mario Zanella, Director Comercial de Alight Argentina, el área de Recursos Humanos es un terreno fértil para incursionar en este tipo de prácticas y de hecho se ha vuelto una tendencia cada vez más frecuente por ser uno de los ámbitos más exitosos en lograrlo. Esto en parte, se debe a los constantes cambios legales y regulatorios, las modificaciones de las estructuras organizativas, el envejecimiento o renovación constante de la fuerza laboral y la reducción de costos.

En este sentido, la variante más utilizada es la tercerización: el outsourcing de los procesos de liquidación de la nómina. Esta modalidad permite “liberar” al personal propio de recursos humanos de aquellas tareas administrativas que no aportan valor para que puedan focalizarse en la identificación y retención de talentos, la capacitación y compensaciones, entre otras, las cuales son tareas más estratégicas para las compañías.

¿Qué tipo de empresas utilizan estos servicios? Es natural que este tipo de herramientas sean aprovechadas por las pymes, ya que, por lo general al tratarse de empresas en las que no cuentan con demasiado personal, los trabajos relacionados con la contabilidad, son derivados a estudios contables. Por el otro lado, aquellas empresas grandes, que cuentan con más de 1000 empleados, suelen elegir firmas especializadas en la gestión de nóminas ya que ofrecen mayor agilidad en materia de volumen de datos a procesar, tecnología, y certificaciones internacionales para la estandarización de las nóminas.

Así, las empresas especializadas en brindar este tipo de servicios se permiten ofrecer una gran gama de opciones que dependerán de las necesidades de cada cliente, y para ello existen tres factores que influirán en su valor. El primero, es el nivel de servicio a prestar. Este puede ser básico, que se remite a la ejecución del sistema y donde la relación es entre el proveedor y el área de RRHH; de nivel intermedio, que implica el agregado de actividades adicionales como ser el ingreso y control de novedades, la presentación de reportes y archivos ante entidades bancarias y fiscales; o de nivel completo, implica todas las actividades anteriores, más la atención y relación directa con los empleados de la empresa.

Otro factor influyente es el tipo de solución Tecnológica utilizada (hardware y software) y su propiedad. Si el proveedor del outsourcing provee el software y el hardware (servidores) donde se ejecutarán los procesos de nómina (hosting), el valor aumentará. En cambio, si la empresa que contrata (cliente) provee sus propios software y servidores, es posible que el valor disminuya.

Por último, cabe destacar la ubicación de los recursos del proveedor ya que, si el servicio se encuentra brindado dentro de las oficinas del cliente, el tipo de atención será distinta a si se trata de un servicio de forma remota.

Cuando una empresa decide tercerizar sus procesos de recursos humanos, debe considerar ciertos aspectos que redundarán en el éxito del proceso: es importante seleccionar un proveedor que tenga trayectoria, y que cuente con una plataforma tecnológica (sistema) robusta, preferentemente de “clase mundial” que pueda adaptarse fácilmente a los cambios y que cubra las regulaciones legales de muchos países.

Otra clave fundamental es la “gestión del cambio” y el proceso de comunicación del nuevo servicio. Esta modalidad, conlleva un cambio cultural importante de las organizaciones y por ende genera cierta resistencia natural al cambio. Por ese motivo, se deberán realizar acciones comunicacionales claras durante todo el proceso previo a la puesta en marcha, involucrando a los principales afectados, y explicando que la incorporación del outsourcing no significa la pérdida del empleo sino el reaprovechamiento o reasignación del capital humano de la empresa para realizar otras actividades más afines con el negocio.

El Outsourcing es una modalidad que llegó para quedarse, pero como todo proceso debe estar adecuadamente seleccionado, planificado, ejecutado y controlado, teniendo una clara visión de lo que el outsourcing debería lograr. La tendencia hacia su adopción es cada vez más marcada y su incorporación constituye una decisión estratégica para las empresas. Es muy importante tener en consideración que Outsourcing no significa “transferir el trabajo a una empresa externa” sino que consiste realmente en traer a la organización externa a la propia cadena de valor de la empresa.