Claves para manejar bien el inventario

El inventario es uno de los activos más valiosos con los que cuenta una empresa. Sin embargo, muchas personas comenten el error de no reconocer la importancia de establecer un manejo eficiente de éste. Los inventarios le agregan utilidad de tiempo, lugar y cantidad al producto. Aquel producto que no está en el lugar determinado, en el tiempo necesitado y en las cantidades solicitadas, pierde posibilidades de consumo.

Si ya fuiste aceptado como proveedor, parte de lo que sigue es entrar a un juego cuyo nombre es rotación de inventarios. Es común que luego de surtir el primer pedido muchas Pymes ya no reciban una siguiente orden de compra; sólo les pagan lo que se vendió y les piden que regresen por la devolución. “Por lo general, esto ocurre porque nunca realizaron un análisis subsecuente sobre el comportamiento de las ventas de su mercancía”, explica Jorge Quiroga, director de 8th and Walton, una firma especializada en el desarrollo de proveedores.

Como en muchos procesos de una empresa, la correcta gestión de inventarios requiere de una buena contabilidad. Su objetivo es identificar los valores que deben incluirse en el costo de los productos o servicios vendidos durante un periodo y planificar el siguiente.

Tu contabilidad en este proceso debe ser muy rigurosa, porque si existe un error en la valuación del inventario, éste se verá reflejado en los valores del costo de mercancías vendidas, la utilidad bruta en ventas y en el ingreso de todo el periodo. Por tal motivo, lo primero que necesitarás es conocer los costos. Son cuatro y son derivados del mantenimiento del inventario, aquí te los explicamos:

1. De capital invertido
Es el más importante de todos, ya que el dinero que se invierte en inventario ya no está disponible para usarse en otras actividades. Por lo tanto, se debe determinar un costo de oportunidad que equivale a la ganancia que se podría obtener en inversiones similares.

2. De almacenaje 
Éste puede variar, dependiendo de si la bodega es alquilada o propia. En el caso de alquilar, es recomendable determinar un costo por metro cuadrado, lo que se hace mediante un prorrateo de todos los gastos en el espacio rentado. Mientras que si la bodega es propia, debes incluir aquellos gastos como impuestos sobre propiedad y depreciaciones.

3. Por servicios 
Son los servicios adicionales, tales como: seguros sobre los artículos, renta o compra de equipo, personal para el manejo de los artículos disponibles, entre otros.

4. Asociados al riesgo
Una gran cantidad de productos bajan de valor durante el almacenamiento, debido a pérdidas, deterioros, mermas u obsolescencia. Esta pérdida de valor representa un costo que debes asignar al mantenimiento del inventario.

Ahora bien, para agregar eficiencia a la administración de inventarios, te recomendamos realizar estas actividades sugeridas por José Luis Pulido en su libro “Gestión de Inventarios, el secreto de la rentabilidad”.

1. Determinar las existencias, saber cuánto debemos tener de cada artículo presente en nuestro inventario.

2. Controlar las pérdidas que son inevitables, bien sea por mal manejo de los productos, deficiencias del almacenaje, etc. Sin embargo, debemos desarrollar esfuerzos en transmitir cultura de control a todos los involucrados en el proceso de inventario, a fin de minimizar el efecto negativo de dichas pérdidas.

3. Desarrollar un sistema de información que permita determinar el costo de los productos presentes en el inventario de manera clara y segura.